Bloemencorso Sint-Gillis-bij-Dendermonde V.Z.W.

Opgemaakt op 11/06/2018

De inrichters:

Bloemencorso Sint-Gillis-bij-Dendermonde V.Z.W., hierna genoemd het bloemencorsocomité, in samenwerking met de stad Dendermonde.

Doel:

Organisatie en vlot verloop van het jaarlijkse bloemencorso van Sint-Gillis Dendermonde op de 1ste zondag van september.

 

1.Thema

1.1 Thema van het corso.

Het thema van het corso wordt bekend gemaakt door de regisseur, na overleg met het bloemencorsocomité, op een door hen bepaalde datum, en dit ten laatste op 1 februari van het lopende corsojaar.  Bij afwezigheid van de regisseur zal dit door een bestuurslid worden medegedeeld.

1.2. Onderwerp van de corsowagens

Iedere wagenbouwer dient zijn onderwerp en korte omschrijving bekend te maken aan de regisseur vanaf een vooropgestelde datum en vóór de afgesproken deadline. Dit dient te gebeuren per email. Datum en deadline worden jaarlijks vastgesteld en medegedeeld door het corsocomité.

Ten laatste 2 weken na de uiterste deadline voor het indienen van de onderwerpen, en voor 1 maart van het lopende corsojaar, zal het comité bevestigen of het voorgestelde onderwerp wordt aanvaard.

Indien 2 wagenbouwers hetzelfde onderwerp voorstellen, zal de wagenbouwer die het eerste zijn voorstel overmaakte, het onderwerp worden toegewezen. Datum en tijdstip waarop de email werd ontvangen door de regisseur, bepalen de volgorde.

Het comité behoudt zich het recht voor een onderwerp te weigeren indien de regisseur beoordeelt dat het onderwerp niet past binnen het gestelde thema.

In geval van weigering zal de wagenbouwer hier ten laatste 2 weken na het indienen van zijn onderwerp over geïnformeerd worden. De wagenbouwer krijgt dan 2 weken om een nieuw onderwerp aan te dragen.

 

2.De deelnemers:

2.1.Nieuwe kandidaturen:

Iedere groepering uit Sint-Gillis Dendermonde kan zich kandidaat stellen om deel te nemen aan het corso. Bij onvoldoende deelnemers kan het corsocomité beslissen om eventueel groeperingen van buiten Sint Gillis Dendermonde te laten deelnemen.
De kandidaatstelling dient uiterlijk 1 maart van het desbetreffende corsojaar te worden gericht aan de voorzitter van het bloemencorsocomité en dient vergezeld te zijn van de contactgegeven (Naam, adres en email) van twee personen, minstens 18 jaar oud, die verantwoordelijk zijn voor de corsogroep. Er dient tevens te worden opgegeven aan wie de te voeren correspondentie dient te worden gericht.

De kandidatuur zal door de voorzitter van het bloemencorsocomité worden voorgelegd aan het corsocomité welke hierover een besluit zal nemen. Ten laatste 1 maand na de kandidatuurstelling zal worden medegedeeld of de kandidatuur werd aanvaard.

De nieuwe wagenbouwer verbindt er zich toe ten laatste 2 maand na de aanvaarding van zijn kandidatuur, volgende gegevens aan de voorzitter van het corsocomité over te maken :

  • Duidelijke omschrijving van de standplaats waar de wagen zal opgebouwd en bebloemd worden.
  • Beschrijving en foto van het onderstel waarop de wagen zal gebouwd worden.
  • Elke wagenbouwer dient de nodige verzekeringen te onderschrijven.
  • Verklaring dat de groepering alle mogelijke kosten verbonden aan het maken en bebloemen van de bloemenwagen volledig ten laste neemt.

Indien deze documenten niet ter beschikking worden gesteld binnen de genoemde termijn, kan de kandidatuur alsnog nietig worden verklaard.

Indien de goedkeuring van de kandidatuurstelling later is dan de uiterste deadline voor het indienen van het onderwerp, zal de nieuwe wagenbouwer ten laatste 2 weken na de aanvaarding van zijn kandidatuur, zijn onderwerp kenbaar maken volgens de procedure beschreven in rubriek 1.2.

2.2.Bestaande wagenbouwers:

Uiterlijk op 1 februari van het desbetreffende corsojaar moet iedere wagenbouwer, die het jaar voordien heeft deelgenomen, zijn deelname voor het desbetreffende corsojaar bevestigen door een formulier te ondertekenen dat door het comité zal worden overgemaakt.

Een beschrijving van het thema dient uiterlijk 1 mei te worden overhandigd aan de regisseur.

Het bloemencorsocomité zal uiterlijk 1 maart van het desbetreffende corsojaar een gemotiveerde beslissing nemen over het al dan niet aanvaarden van de kandidaatstelling vermeld onder punt 1 en 2 en deze per brief of/en per mail aan de kandidaatsteller laten weten.

Pas nadien zal het bloemencorsocomité een voorschot van €250 op het prijzengeld overmaken op het bankrekeningnummer van de aanvaarde corsogroepen. Dit voorschot dient om met de opbouw van de bloemenwagen te kunnen starten.

2.3.Maximum aantal deelnemende bloemenwagens:

In principe worden maximum 10 bloemenwagens toegelaten. De groeperingen die het voorbije jaar hebben deelgenomen hebben voorrang.
Indien het budgettair haalbaar is, kan het bloemencorsocomité beslissen het aantal deelnemers te verhogen.
De aanvaarde kandidaturen worden in volgorde van indienen op een wachtlijst geplaatst.

 

3.De wagens:

Elke deelnemer verbindt er zich toe een artistiek verantwoorde en stevige wagen te bouwen.
Indien nodig zal het inrichtend comité een technieker ter beschikking stellen van de wagenbouwers die hen zal adviseren bij het eventueel aanpassen van het onderstel alsook bij de opbouw van de wagen.
Deze persoon zal het comité op de hoogte brengen van eventueel onverantwoorde ingrepen die de veiligheid van de wagenfiguranten , toeschouwers en het veilig verloop van het corso in het gedrang kunnen brengen.

3.1.Opbouw en of bebloeming in TC3:

Het corsocomité stelt van 1 mei tot 30 september TC3 ter beschikking van de corsogroepen.

De corsogroepen nemen kennis van het intern reglement van TC3.

Van 1 oktober tot 30 april kunnen chassis en andere materialen gestockeerd worden in een loods aan de Kerselarenbrugwegel. Deze loods dient enkel voor stockage, werkzaamheden zijn hier niet toegelaten.

Van de wagenbouwers wordt op de hen toegewezen standplaats orde en netheid geëist. In het bijzonder dient aandacht te worden besteed aan het sorteren en afvoeren van restafval. Indien er aan bovenstaande voorwaarden niet wordt voldaan, kan het bloemencorsocomité beslissen om een corsogroep te weren uit TC3.

3.2.Bijzondere regeling betreffende het gebruik van ISOMO:

In samenspraak met DDS worden speciale grote zakken ter beschikking gesteld die enkel mogen gevuld worden met afval van onbevuilde en nog niet gebruikte ISOMO.

3.3.Afmetingen:

Bij de opbouw van de wagens dienen de hierna vermelde afmetingen te worden gerespecteerd:

LENGTE: minimum 8 meter maximum 12 meter
BREEDTE: minimum 2,25 meter maximum 3,50 meter
HOOGTE: maximum 4,30 meter

 

De lengte van de wagen is zonder het trekkend of duwend voertuig niet korter of langer dan bovenstaande maten.

Bij eventueel toch toegebrachte schade aan bovengrondse draden, leidingen of enig ander obstakel veroorzaakt door het niet naleven van de afmetingen tijdens het corso valt volledig ter verantwoordelijkheid van de betrokken wagenbouwer, met de hieraan verbonden sanctie voorzien in dit reglement.

De afmetingen zullen op regelmatige basis gecontroleerd worden door een aangestelde van het comité en dit vanaf het begin van de opbouw tot bij de start van het corso.

Bij het niet naleven van deze afmetingen behoudt het comité ten allen tijde het recht de corsogroep te sanctioneren of zelfs uit te sluiten.(lees sancties)

Er dient rekening te worden gehouden met de verkeersdrempels op de omloop en met een afstand van tenminste 30 cm tussen de wagen en het wegdek.

Afwijkingen worden NIET toegestaan door het inrichtend comité, dit om de veiligheid van de wagenfiguranten en van de toeschouwers te waarborgen.

In opdracht van de brandweer kan het bloemencorsocomité niet toestaan dat diesel-of benzinemotoren en stroomgroepen onder de bloemenwagens worden geplaatst of overbouwd.

Extra bebloemde element van L 2mx Br 3m wordt toegelaten volledig los van de bloemenwagen en het trekkend voertuig.

 

Sancties : Niet deelnemen  en starten aan corso. Uitsluiting voor prijzengeld en geen opname of vermelding in de rangschikking.

 

4.Bloemen:

Indien gewenst kunnen bloemen worden besteld via het corsocomité. Corsogroepen die bloemen afnemen via het comité dienen dit te melden uiterlijk 20 juni van het desbetreffende corsojaar aan de door het comité aangestelde verantwoordelijke, hierna genoemd de bloemenverantwoordelijke.

Bloemenverantwoordelijke: Guido Van Der Jeught.
Het bloemencorsocomité staat in de mate van het mogelijke in voor het leveren van 50.000 bloemen per bloemenwagen die zijn bestelling bij het bloemencorsocomité heeft geplaatst.

Indien,door overmacht (weersomstandigheden,ziekten etc., ) het gevraagde aantal bloemen niet geleverd kan worden zal het comité hier niet aansprakelijk voor gesteld kunnen worden. Dit geldt eveneens voor de kleur of grootte van de bloemen.
Indien er meer bloemen ter beschikking zijn kunnen er maximum 100.000 bloemen per bloemenwagen aangekocht worden.

Een lijst met een benaderend cijfer van het aantal bloemen, inclusief kleuren, dient uiterlijk 15 mei te worden ingediend bij de bloemenverantwoordelijke.
Elke communicatie omtrent de bestelling en levering van de bloemen dienen de wagenbouwers te richten aan de bloemenverantwoordelijke.

Op de laatste woensdagavond vóór het corso zal de bloemenverantwoordelijke, na contactopname met de bloemenleveranciers, de wagenbouwers in een vergadering toelichten welke soorten en aantallen bloemen er eventueel ter beschikking kunnen gesteld worden.

De verdeling van de gevraagde bloemen zal gebeuren op vrijdag voor het corso in TC3 of op de bouwplaats van de corsogroep.

Het bloemencorsocomité zal er alles aan doen om de gevraagde bloemen zo vlug mogelijk ter beschikking te stellen aan de wagenbouwers.
Eventuele bloemenreserves zullen aan de wagenbouwers ter beschikking gesteld worden op een mee te delen locatie en dit via de bloemenverantwoordelijke.

Bij het leveren of afhalen van de bloemen zal een verantwoordelijke van elke groep verplicht worden een afgifteformulier te tekenen voor ontvangst van het aantal bakken .

Bij het terugbrengen of ophalen van de bakken zal een dubbel van dit formulier als checklist dienen.

Indien bij het ophalen of terugbrengen het  juiste aantal bakken niet wordt teruggegeven zal er aan de desbetreffende groep €10  per bak worden aangerekend, door inhouding via het prijzengeld.

Groepen die zelf instaan voor het afhalen van hun bloemen zijn volledig verantwoordelijk voor de teruggave van de bakken aan hun bloemenleverancier.

Enkel na afspraak met de bloemenverantwoordelijke en met het bewijs van aantal kunnen zij  meegegeven worden met de stadsdiensten.

Bloemenkisten van het comité kunnen gebruikt worden enkel via de bloemenverantwoordelijke mits storting van €5/bak op rekening van het bloemencorsocomité
ARGENTA: BE70 9796 3444 9925

Alleen bij voldoende voorraad, het juiste aantal meegedeeld te hebben en na het ontvangen van de waarborg kunnen de kisten afgehaald worden.


5.Gebruik van alternatieve materialen:

Het is toegelaten 10% van de te bebloemen oppervlaktes van de bloemenwagens te voorzien van alternatieve materialen.
Het comité kan ten allen tijde in samenspraak met de wagenbouwers beslissen om bovenvermeld percentage te verhogen.
Niet het comité maar de wagenbouwers zelf dienen in te staan voor het aanschaffen van de eventuele alternatieven.

6.Voorstelling bloemencorso – persconferentie:

Iedere wagenbouwer zal het ontwerp van zijn bloemenwagen gepast voorstellen op een persconferentie die plaatsvindt begin augustus op een locatie en datum die door het corsocomité wordt medegedeeld.

 

7.Reclame – Sponsoring:

Reclame van de eventuele sponsor(s) wordt toegelaten behalve op de bloemenwagen zelf.

Afmetingen : maximaal 1,5 m x 1,5 m

Deze reclame mag in geen geval storende of aanstootgevende tekst bevatten van welke aard ook.

 

8.Begeleiding van de bloemenwagens:

Tijdens het corso wordt de wagen begeleid door minimaal 2 en maximaal 4 personen in verzorgde kledij.
Deze personen dienen achter de wagen te stappen.
De wagenbouwers dienen ten allen tijde de veiligheid van de bloemenwagenfiguranten te waarborgen.

Het is verboden te roken of te drinken/eten achter de wagen.

 

9.Panne:

In geval van panne dient de wagenbouwer een corsocommissaris in te lichten die op zijn beurt de organisatie op de hoogte brengt, teneinde de passende maatregelen te treffen.
Indien de panne extreem tijdrovend is, zal de deelnemende wagen uit het corso worden genomen.

 

10.Weersomstandigheden:

Bij eventueel ongunstige weersomstandigheden zal het bloemencorsocomité samen met de burgemeester of zijn afgevaardigde en de wagenbouwers beslissen of het corso al dan niet vertrekt of een ingekorte omloop zal gevolgd worden. Deze samenkomst zal doorgaan op het gemeentehuis van Sint-Gillis de dag van het corso ten laatste om 14 uur.

Indien het corso niet kan uitrijden, zullen de leden van de jury bij iedere wagenbouwer langsgaan om de wagens te beoordelen. Op basis daarvan zal de winnaar bekend gemaakt worden.

 

11.Vorming van het corso:

De wagens zullen door hun aangestelde begeleider  worden vergezeld naar de vorming. Om de vorming vlotter te laten verlopen zullen de wagens volgens hun volgnummer in het corso op de vormingsplaats worden toegelaten.

De begeleiders zullen aan de coördinator toelating vragen om de vormingsplaats te betreden.
Alle bloemenwagens moeten uiterlijk om 12.00 uur op de vormingsplaats aanwezig zijn. Het corso vertrekt om 14.00 uur. Geen enkele bloemenwagen of groep mag het corso verlaten eens hij gestart is.

 

12.Omloop:

Er wordt gestreefd naar een omloop van ongeveer 5 km.

Bij eventueel ongunstige weersomstandigheden zal het bloemencorsocomité samen met de burgemeester of zijn afgevaardigde en de wagenbouwers beslissen of het corso al dan niet vertrekt of een ingekorte omloop zal gevolgd worden. Deze samenkomst zal doorgaan op het gemeentehuis van Sint-Gillis de dag van het corso ten laatste om 14 uur.

Bij het niet uitrijden van het corso, zullen de leden van de jury iedere wagen terplekke  beoordelen en op basis daarvan een rangschikking maken.

 

13.Apotheose:

Tijdens de apotheose zal de wagen door de moderator worden voorgesteld. De wagen zal ter hoogte van de tribune ongeveer 3 minuten halt houden.

 

14. Tentoonstelling van de bloemenwagens:

Na afloop van het corso worden de bloemenwagens tot 21.00 uur tentoongesteld op de Potiaulaan.

Gelieve de richtlijnen van de verantwoordelijke te volgen.

De bloemenwagens dienen intact te blijven op de wijze zoals ze in het corso hebben meegereden:

Enkel wordt toegelaten dat de eventuele geluidsinstallatie wordt verwijderd.

De bloemenwagens dienen op de maandag na het corso ten laatste tegen 14.30 uur de locatie van tentoonstelling te verlaten. Dit onder dezelfde omstandigheden als bij de plaatsing.

De wagenbouwer die zonder toelating van het bloemencorsocomité zijn bloemenwagen niet intact (zoals hierboven vermeld) tentoonstelt en hem vóór  de bovenvermelde uren wegtrekt, zal volledig verantwoordelijk gesteld worden bij eventueel ongeval of schade aan derden.

Eventuele schade aan de bloemenwagen veroorzaakt tijdens het wegslepen dient onmiddellijk te worden gemeld aan de voorzitter van het bloemencorsocomité waarna de eventuele schade tegensprekelijk zal vastgesteld worden, dit om latere discussies te vermijden.

 

15.De jury:

15.1.Samenstelling van de jury:

Bij de samenstelling van de jury zal er op gelet worden dat het een vertegenwoordiging betreft van verschillende leeftijden en beroepscategorieën en dat het geen personen betreft die directe beïnvloedbare contacten hebben met de verschillende wagenbouwers.
Het comité zal een begeleider van de jury aanduiden.

Deze zal instaan voor :

  • Ontvangen van de juryleden.
  • Begeleiden van de juryleden bij het bezoek aan de wagenbouwers tijdens de vorming.
  • Verzamelen van de quoteringen van de verschillende juryleden
  • Opstellen van de eindrangschikking. Deze zal onder gesloten omslag overgemaakt worden aan de burgemeester of zijn afgevaardigde op het ogenblik van de bekendmaking van de uitslag.

De desbetreffende begeleider heeft geen stemrecht.

De regisseur :

  • Toelichten van de verschillende criteria van de quotering (zie verder in dit document)

15.2.De quotering door de jury:

De jury heeft als taak de wagens objectief te beoordelen aan de hand van de beoordelingsnormen (cf hieronder), door het toekennen van een cijfer.

De beoordelingsnormen zullen door de jurybegeleider toegelicht worden.

 

16.Prijzen:

Na bekendmaking van het aantal wagens wordt een prijzenpot opgesteld. Het bedrag van het prijzengeld wordt jaarlijks door het bloemencorsocomité vastgesteld in de begroting.

Het bloemencorsocomité zal een voorschot van €250 op het prijzengeld overmaken op het bankrekeningnummer van de aanvaarde corsogroepen ten laatste op 1 april van het lopende corsojaar. Dit voorschot dient om met de opbouw van de bloemenwagen te kunnen starten.

Het bedrag van de uit te betalen geldprijs zal verminderd worden met het reeds uitbetaalde voorschot van 250 euro en eventueel met het bedrag voor aankoop van de bloemen besteld via het comité.

De corsogroepen verklaren zich akkoord met een gelijkverdeeld prijzengeld. Dit wil zeggen dat de rangschikking geen invloed heeft op het uitgekeerde bedrag.

Voor 2018 wordt het prijzengeld vastgelegd op 2650€ cash + 250€ waardebons Van Der Schueren.

 

17.Bekendmaking resultaat:

Het resultaat van de wedstrijd zal om 20.00 uur op dezelfde dag van het corso bekend gemaakt worden. De uitslag zal worden omgeroepen door de moderator van het corso. Dit zal gebeuren op het parcours ter hoogte van Café Sixtijn.

De officiële prijzenuitdeling vindt plaats de maandag na het corso om 11.00 uur in het Gildenhuis.

NOTA:

Het is de intentie van het organiserend comité om in oktober 2018 een werkgroep op te richten met vertegenwoordigers van wagenbouwers en comité met als doelstelling dit reglement te actualiseren.